2010年7月20日 星期二

Access 2007 第1節

一、啟動Access軟體

開始\所有程式\Microsoft Office\Microsoft Office Access 2007

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二、建立新資料庫

啟動Access軟體後,點選"空白資料庫",輸入資料庫檔案名稱,選擇資料庫存放位置,再點選【建立】按鈕

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三、 檢視說明
    設計檢視:指的是在設計模式下,可修改欄位名稱,資料型態,欄位相關屬性

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    資料工作表檢視:完成設計檢視,要建立資料表內的記錄必須在此模式下

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四、資料表建立與儲存

1.點選[建立]功能標籤

2.點選[資料表]

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3.點選儲存按鈕

4.輸入資料表名稱

5.點選[確定]

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五、巨集安全性修改

暫時啟動巨集

啟動Access軟體後,點選[選項]按鈕,選擇"啟用這個內容",再點選[確定]按鈕

(這個方式每次啟動Access軟體時,都需要設定)

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固定啟動巨集

1.點選[OFFICE按鈕],點選[Access選項]

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2.點選信任中心,點選[信任中心設定]按鈕

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3.點選巨集設定,點選"啟用所有巨集",再點選[確定]按鈕

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六、資料類型設定

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資料類型

名稱

說明

附件

如數位相片等檔案。每筆記錄可包含多個檔案

自動編號

自動為每筆記錄產生的編號

貨幣

貨幣值

日期/時間

日期及時間

超連結

如電子郵件地址等超連結

備忘

一長段文字及使用文字格式的文字。「備忘」欄位的一般用法是詳細的產品描述

數值

如距離等數值。請注意,貨幣屬另外一種資料類型

OLE

物件 如 Word 文件等 OLE 物件 (OLE 物件:支援用於物件連結及內嵌之 OLE 通訊協定的物件

文字

簡短的英數字元值,例如姓氏或街名地址

是/否

布林值

數值類型

位元組

用於範圍從 0 到 255 的整數。儲存需求是 1 位元組

整數

用於範圍從 -32,768 到 32,767 的整數。儲存需求是 2 位元組

長整數

用於範圍從 -2,147,483,648 到 2,147,483,647 的整數。儲存需求是 4 位元組

單精準數

用於範圍從 -3.4 x 1038 到 3.4 x 1038 的浮點數值,最多 7 個有效數字。儲存需求是 4 位元組。

雙精準數

用於範圍從 -1.797 x 10308 到 1.797 x 10308 的浮點數值,最多 15 個有效數字。儲存需求是 8 位元組

複製識別碼

用於儲存複製所需的全域唯一識別碼,儲存需求是 16 位元組。請注意,使用 .accdb 檔案格式不支援複製

小數

用於範圍從 -9.999... x 1027 到 9.999... x 1027 的數值。儲存需求是 12 位元組

資料表建立練習

欄位名稱

資料類型

欄位大小

出貨單號碼

文字

10

出貨日期

日期/時間

 

客戶編號

文字

8

客戶名稱

文字

20

產品編號

文字

10

產品名稱

文字

20

數量

數字

長整數

單價

貨幣

 

備註

備忘

 

是否出貨

是/否

 

七、查閱精靈

1.點選檢視,選擇設計檢視

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2.在資料類型中,選擇"查閱精靈"

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3.點選"我會輸入我想要的值",再點選[下一步]按鈕

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4.設定欄數,及輸入要查閱的資料內容,再點選[下一步]按鈕

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5.點選完成

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6.返回到資料工作表檢視,就可下拉選擇查閱的內容

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7.若之後要增加或修改,可進入設計檢視模式,點要設定的資料類型,點選查閱,在資料來源中輸入或刪除內容   (內容前後要加上””雙引號,項目之間以分號;隔開)

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八、資料新增、刪除、修改

切換到資料工作表檢視
A.    新增資料方法一:直接在最後一列空白處輸入

B.    新增資料方法二:點記錄選取器中的 image

C.    刪除資料方法一:選取要刪除的列\右鍵\刪除記錄
D.    刪除資料方法二:選取要刪除的列\常用標籤\刪除記錄
E.    修改:直接到要修改的記錄,輸入相關修改內容,完成按Enter

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九、資料輸入

說明

按鍵

取得目前系統日期

[Ctrl ]+ [;]

取得目前系統時間

[Ctrl ]+ [Shift]+[;]

重覆上一列的資料

[Ctrl ]+ [ '] 單引號


十、正規化說明

資料表的『正規化理論』(Normalization Theory) 其實是一套『資料表分割』的法則。在資料庫設計之初, 我們可將所有的資料欄位合併成一個大資料表, 然後依循正規化理論所提出的各個步驟, 逐步分割, 進而形成許多獨立, 但彼此關聯的小資料表。正規化的目的, 則是要避免資料重複相互矛盾的情形, 並使資料庫在使用時能更有效率、更容易維護。

第一正規形式

  • l 刪除各個資料表中的重複群組。
  • l 為每一組關聯的資料建立不同的資料表。
  • l 使用主索引鍵識別每一組關聯的資料。

第二正規形式

  • l 為可套用於多筆記錄的多組值建立不同的資料表。
  • l 使用外部索引鍵,讓這些資料表產生關聯。

第三正規形式

  • l 刪除不依賴索引鍵的欄位。

未符合第一階

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缺點:

  • l 學號、學生姓名及成績欄的長度無法確定
  • l 降低存取資料的效率, ex: 某位學生的成績

符合第1階

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未符合第2階

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符合第二階

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未符合第3階

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符合第3階

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