2010年7月11日 星期日

Excel 2007 第6節 課程資料

一、設定送貨方式
說明:這邊的練習為使用下拉式清單,設定送貨方式只能選擇"郵寄"、"快遞"、"貨運"三種方式

Step 1
點選要設定的儲存格位置
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Step 2
點選資料功能【標籤】,點選【資料驗證】內的【資料驗證】功能
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Step 3
在設定標籤中,將儲存格內允許選擇【清單】,來源輸入 " 郵寄,快遞,貨運",輸入完成後再點選【確定】按鈕
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Step 4
設定完成後點選儲存格就會出現下拉是選單按鈕囉
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二、設定客戶編號欄位,可以使用下拉是清單選擇客戶編號
Step 1
選取整欄客戶編號,點選欄位標號A
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Step 2
點選【公式】功能標籤,點選【從選取範圍建立】,勾選【頂端列】,再點選【確定】按鈕
如此一來就建立好客戶編號名稱範圍,主要是用來給資料驗證清單參考位置使用
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Step 3
點選客戶編號儲存格位置,點選【資料標籤】,選擇【資料驗證】,點選【資料驗證】功能
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Step 4
在設定標籤中設定,儲存格內允許選擇【清單】,點選來源位置
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Step 5
點選【公式】功能標籤,點選【用於公式】內的客戶編號(透過從選取範圍建立),再點選【確定】按鈕
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Step 6
完成設定後,客戶編號就會出現下拉式選單按鈕
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三、設定出貨單號
說明:這裡為練習設定出貨單號只能輸入八碼,格式為 日期+流水號 共八碼
Step 1
點選出貨單號儲存格位置
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Step 2
點選【資料】功能標籤,選擇【資料驗證】,再點選【資料驗證】功能
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Step 3
點選【設定】標籤,將儲存格內允許選擇【文字長度】,資料選擇【等於】,長度【輸入8】
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Step 4
點選提示【訊息標籤】,輸入要提示的訊息及訊息內容
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Step 5
點選【錯誤提醒】標籤,樣式選擇【停止】(只能輸入符合驗證的內容),輸入標題內容及訊息內容
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Step 6
設定完成之後,點選儲存格就會出現提示訊息
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Step 7
若輸入資料內容不符合資料驗證規則,就會出現錯誤提醒視窗
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四、設定出貨日期
說明:設定出貨日期只能輸入前後三天的日期
Step 1
點選出貨日期設定儲存格位置
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Step 2
點選【資料】功能標籤,選擇【資料驗證】,再點選【資料驗證】功能
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Step 3
點選【設定】標籤,將儲存格內允許選擇【日期】,資料選擇【介於】,開始日期輸入【 =today()+3】,結束日期輸入【=today()-3】
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Step 4
點選【提示訊息】,輸入提示的標題內容及提示訊息內容
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Step 5
點選【錯誤提醒】標籤,樣式選擇【警告】 (若資料不符合驗證內容會出現警告畫面,還是可讓資料輸入),輸入標題內容及訊息內容
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Step 6
輸入完成之後,點選出貨日期就會出現提示訊息
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Step 7
若輸入資料不符合驗證規則,則會出現警告訊息,點選是還是可將內容輸入進去
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五、查表函數VLOOKUP
說明:這邊為示範使用VLOOKUP來查詢客戶名稱資料【】
Step 1
點選客戶名稱儲存格位置
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Step 2
點選【fx】插入函數
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Step 3
函數類別選擇【全部】,選取【VLOOKUP】函數名稱,點選【確定】按鈕
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Step 4
Lookup_value    (要查詢的儲存格內容) 點選客戶編號位置 C5 ,固定儲存格位置鎖定" $C$5 "
Table_array       (查詢資料的範圍) 選取客戶資料表的資料範圍, "客戶資料明細!$A:$L
Col_index_num (在查詢範圍中第某欄位置) 輸入客戶資料表內的欄位置編號 2
Range_lookup   (查詢方式False表示為完成符合,True表示為範圍查詢) 輸入查詢方式 false
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 Step 5
設定函數完成後,只要點選客戶編號,就可自動查詢出客戶名稱內容
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若沒有輸入內容或者查詢不到內容,就會出現#N/A
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六、判斷錯誤訊息 IFERROR
說明:如果要避免到一些已知的錯誤訊息,可使用IFERROR來將訊息換成你想顯示的內容
這邊為示範將VLOOKUP查詢的功能中,若內容為空白時會出現#N/A,換成空白來表示。
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 Step 1
點選客戶編號儲存格,選取公式內容(不要選取=號)
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 Step 2
按【右鍵】,點選【剪下】功能
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 Step 3
點選【公式】功能標籤,點選邏輯類別內的【IFERROR】函數名稱
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 Step 4
Value 位置按右鍵,貼上VLOOKUP函數內容
Value_if_error 輸入””兩個雙引號,表示空白內容
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 Step 5
點選【確定】按鈕
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 Step 6
完成後若編號為空白時,客戶名稱就不會出現#N/A囉!
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七、名稱方塊
A.建立方法一
1. 選取要建立的儲存格範圍
2. 點名稱方塊 \輸入名稱\ [Enter]
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B.建立方法二
1. 公式 \名稱管理員
2. 新增 \輸入名稱 \ 參照到 \選要建立的儲存格範圍
3. 確定
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C.建立方法三
1. 選取要建立的欄號或列號
2. 公式 \ 從選取範圍建立
3. 勾選建立名稱的位置
4. 確定
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D.刪除或修改名稱方塊
1. 公式 \ 名稱管理員 \ 點選名稱 \ 操作需要的功能 [刪除] 或 [編輯]
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